POLÍTICA DE RETENÇÃO E DESCARTE DE DADOS PESSOAIS
A Digital Seller (Digital Seller Suporte Técnico, Manutenção e Serviços em Tecnologia da Informação LTDA) tem a responsabilidade de garantir o cumprimento à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e seus requisitos relativos ao tratamento desses dados.
A presente Política de Retenção e Descarte complementa (mas não substitui) a Política de Privacidade e os Termos de uso da Plataforma.
A Digital Seller mantém conjuntos de Dados Pessoais armazenados em conformidade com requisitos contratuais, regulatórios e dispostos nas demais bases legais aplicáveis às modalidades de tratamentos de Dados Pessoais. É importante destacar que esses registros são protegidos contra perda, destruição, falsificação, acessos não autorizados e liberação não autorizada. Para isso, uma variedade de controles é usada, como backups, controle de acesso e criptografia.
Esse controle se aplica a todas as operações, pessoas e processos que compõem o sistema de informações da Digital Seller, incluindo colaboradores, diretores, fornecedores, clientes e terceiros que têm acesso aos dados tratados pela Digital Seller.
- CLASSIFICAÇÃO DOS DADOS
A Digital Seller classifica os dados pessoais de forma a estabelecer critérios de retenção e descarte para cada categoria. Todos os Dados Pessoais serão armazenados pelo tempo necessário ao cumprimento do objetivo para que foram coletados, sempre com finalidades lícitas, específicas e informadas.
Existem alguns Dados Pessoais cujo prazo de arquivamento ainda não foi fixado em lei, a exemplo, do tempo de guarda dos Dados Pessoais coletados em uma prospecção comercial. Para tais dados, a Digital Seller estipula um prazo de armazenamento que seja coerente com as práticas de mercado e com a natureza do tratamento, enquanto não houver determinação específica pela autoridade reguladora.
Para os demais Registros, incluindo aqueles de ordem tributária, trabalhista e previdenciária, a Digital Seller se reserva o direito de mantê-los armazenados até o fim do prazo prescricional estipulado em lei.
- CATEGORIAS DE DADOS
Dados Comerciais: informações registradas em quaisquer meios, criadas ou capturadas que reflitam circunstâncias, eventos, atividades, transações ou resultados criados ou mantidos como parte da condução de negócios da Digital Seller, como por exemplo, negociação e venda de serviços do portfólio da Digital Seller e celebração e execução de contratos.
Dados de Comunicação: informações pessoais obtidas pela Digital Seller em (i) campanhas publicitárias, ações promocionais e pesquisas; (ii) redes sociais; e (iii) fale conosco.
Os dados que forem utilizados para fins de marketing ou de pesquisa permanecerão armazenados na base da Digital Seller apenas enquanto perdurar o interesse do titular em receber esses materiais, sendo possibilitada a exclusão a qualquer tempo, com a revogação do consentimento, caso esta seja essa a base legal que fundamente a respectiva modalidade de tratamento.
Dados Fiscais: Dados pessoais coletados para (i) finalidades fiscais/tributárias, como por exemplo, imposto de renda, contribuição social sobre lucro líquido, programa de integração social, contribuição para financiamento da seguridade social, simples nacional, notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos, livros fiscais e contábeis, sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil, declaração anual do simples nacional, declaração de ajuste anual.
Dados Trabalhistas: Dados pessoais coletados para (i) finalidades trabalhistas, como por exemplo, gerenciamento de tempo de trabalho, salários, benefícios, contribuições previdenciárias e impostos; férias, licenças, ausências; (ii) gestão de carreira, como treinamentos, avaliações, experiência profissional; (iii) administração para comunicação corporativa, trabalho em rede social da empresa e uso de ferramentas de computador e telefonia; organogramas, serviços corporativos, planejamento e orçamentos, relatórios, pesquisa, reorganizações, aquisições e cisões; (iv) saúde ocupacional, como atestados médicos, prontuário médico, atestados de saúde ocupacional e todos os demais relacionados à saúde do empregado; (v) recrutamento e seleção, como nome, gênero, estado civil, idade, dados de contato, RG, CPF, comprovante de endereço, dados bancários, informações de função, habilidades, experiências, qualificações, referências, currículo, dados de entrevista e avaliação, notas e registros da entrevista e qualquer outra informação que o candidato disponibilize para a Digital Seller.
Alguns dados pessoais são retidos após o término do contrato de trabalho, estágio ou contrato de trabalho temporário para cumprimento dos períodos legais de armazenamento definidos pela legislação trabalhista ou tributária.
Os contratos de trabalho, as fichas de registro de empregados e os respectivos Perfis Profissiográficos Previdenciários (PPP) serão armazenados por período indeterminado, mesmo após a rescisão contratual.
Dados de Segurança: Informações coletadas para identificação corporativa, gerenciamento do acesso e permanência nas instalações da Digital Seller como nome, RG, CPF, foto, biometria, controle de crachá, instalações por CFTV, login e senha para acesso aos sistemas de informação Digital Seller.
- TABELA DESCRITIVA DE RETENÇÃO E DESCARTE DE DADOS PESSOAIS
Tipo de Dado | Descrição | Período de Retenção | Forma de Descarte |
Comercial | Prospecção Comercial (nome, RG, CPF, endereço, telefone, e-mail e Skype). | 01 ano após contato inicial sem resposta ou prontamente, no caso de revogação do consentimento. | Eliminação pela Digital Seller ou a qualquer tempo a pedido do titular. |
Comercial | Contratos Prestação de Serviços de Fornecedores (Nome, CPF, e-mail). | 05 anos a contar da data do término da relação comercial ou prontamente, em caso de exaurimento da finalidade. |
Eliminação pela Digital Seller. |
Comercial | Contratos Prestação de Serviços de Clientes (Nome, CPF, e-mail). | 05 anos a contar da data do término da relação comercial ou prontamente, em caso de exaurimento da finalidade. |
Eliminação pela Digital Seller. |
Comunicação | Ações informativas ou de pesquisa, campanhas publicitárias ou promocionais (nome, e-mail, telefone). | Indeterminado ou prontamente, em caso de exaurimento da finalidade ou revogação do consentimento.
| Eliminação pela Digital Seller ou a qualquer tempo a pedido do titular. |
Comunicação |
Fale conosco (nome, e-mail, telefone).
| 01 ano após contato inicial sem resposta ou prontamente, no caso de revogação do consentimento. | Eliminação pela Digital Seller ou a qualquer tempo a pedido do titular. |
Fiscal |
Documentos tributários. |
05 anos a contar da data de emissão do documento. |
Eliminação pela Digital Seller. |
Trabalhista | Recrutamento e Seleção (Currículo). | 01 mês após reprovação pré-entrevista, 90 dias após reprovação pós entrevista ou prontamente, no caso de revogação do consentimento. | Eliminação pela Digital Seller ou a qualquer tempo a pedido do titular. |
Trabalhista | Telefone, e-mail, dados bancários. |
02 anos a contar da data do término da relação empregatícia.
|
Eliminação pela Digital Seller. |
Trabalhista | Aviso prévio, pedido de demissão, TRCT, contribuições sindicais, aviso e recibo de férias, 13º salário, controle de frequência, CAGED, RAIS, dados de dependentes legais. |
05 anos a contar da data do término da relação empregatícia. |
Eliminação pela Digital Seller. |
Trabalhista |
Folha de pagamento, Contribuição Previdenciária – GPS. |
10 anos a contar da data do término da relação empregatícia. |
Eliminação pela Digital Seller. |
Trabalhista | Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS, Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social – GFIP, Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social – GRFC. |
30 anos a contar da data do término da relação empregatícia. |
Eliminação pela Digital Seller. |
Trabalhista | Contrato de emprego, ficha de registro de empregado, Perfil Profissiográfico Previdenciário – PPP. |
Prazo indeterminado. |
Não se aplica. |
Trabalhista | Atestados médicos, prontuários médico, atestado de saúde ocupacional e demais documentos relacionados a saúde do empregado. | 20 anos a contar da data do término da relação empregatícia. |
Eliminação pela Digital Seller. |
Trabalhista | Termo de Compromisso de Estágio, atestado escolar. | 05 anos a contar da data do término do contrato de estágio. |
Eliminação pela Digital Seller. |
Segurança | Informações de crachá e/ou assinatura de e-mail corporativa (nome, cargo e fotografia), |
Durante o contrato de emprego. |
Eliminação pela Digital Seller. |
Segurança | Informações de acesso aos sistemas da Digital Seller através de login e senha). |
Durante o contrato de emprego. |
Eliminação pela Digital Seller. |
- ELIMINAÇÃO PELA DIGITAL SELLER
Ao final do período de temporalidade de armazenamento e desde que não exista uma razão válida para a manutenção das informações, os dados pessoais mantidos em cópias físicas serão destruídos como resíduo confidencial e aqueles mantidos eletronicamente serão eliminados dos sistemas da Digital Seller e de terceiros contratados.
Existência de processos judiciais ou administrativos ou mesmo investigações em andamento são motivos válidos para manutenção dos dados na base da Digital Seller e, nesses casos, independente de consentimento, o período de armazenamento poderá ser prorrogado.
Acaso a Digital Seller tenha o interesse em estender o prazo de armazenamento e não se enquadrando o caso nos casos acima de excludente de consentimento, deverá notificar os titulares dos Dados Pessoais por escrito e com antecedência razoável da data de término do período de retenção, de forma a renovar o consentimento no tratamento.
Na hipótese do titular dos dados pessoais optar por exercer seu direito de eliminação dessas informações, seus dados pessoais deverão ser descartados prontamente pela Digital Seller, excetuadas as hipóteses de cumprimento de obrigação legal ou regulatória.
- CONTATO COM O ENCARREGADO (DPO)
Os titulares dos dados tratados pela Digital Seller podem exercer seus direitos durante todo o período de tratamento e suas solicitações serão respondidas em conformidade com a forma e prazos exigidos pelas normas aplicáveis.
O titular, ao formalizar uma solicitação sobre seus dados pessoais, deve indicar claramente seu nome completo, inserir uma cópia de um documento de identificação e indicar o endereço ou e-mail para o qual a resposta deve ser enviada.
O Encarregado pode ser contatado no e-mail roger.cruz@digitalseller.com.br para responder a eventuais dúvidas ou fornecer maiores informações sobre esta Política de Retenção e Descarte de Dados Pessoais
- ATUALIZAÇÃO DESTA POLÍTICA
A Digital Seller se reserva ao direito de alterar ou atualizar esta Política a qualquer tempo.
A versão mais recente desta política data de 27/06/2021 e está acessível em no endereço: https://www.digitalseller.com.br/